Permanentky na Živnowebu: předplacené vstupy krok za krokem

Jak číst obrázky. Červená čísla na screenshotech ukazují, kam kliknout nebo co si všimnout — popis ke každému číslu najdete přímo pod obrázkem. Osobní údaje jsou na obrázcích začerněné.

K čemu permanentky jsou a jak vám pomůžou

Permanentka je předplacený balíček služeb. Zákazník si koupí třeba „10× masáž“ nebo „5× foukaná“, zaplatí najednou a pak postupně chodí. Každá návštěva mu ubere jeden kredit. Živnoweb za vás hlídá zůstatek, platnost i upozornění.

• Kadeřnictví a kosmetika: 5× foukaná, 10× úprava obočí, balíček ošetření pleti.

• Masáže, fyzioterapie, jóga, fitness: 10 vstupů na lekci, 5 masáží zad s platností půl roku.

• Fotografové a lektoři: balíček konzultací, série lekcí focení, opakované focení pro firmy.

• Dárky: permanentku lze prodávat v e-shopu jako hotový produkt.

Hlavní výhody: peníze dostanete dopředu, zákazník se k vám vrací (má „zaplaceno“), a nemusíte si nic zapisovat do sešitu — kredity ubírá systém sám, když potvrdíte rezervaci.

Rychlý přehled: z čeho se permanentky skládají

Stačí si zapamatovat tři pojmy:

1. Typ permanentky — „šablona“: název, počet kreditů, platnost, cena. Vytvoříte jednou (např. „5× foukaná“).

2. Vydaná permanentka — konkrétní permanentka konkrétního zákazníka. Má svůj zůstatek kreditů a datum, do kdy platí.

3. Kredity — jeden kredit = jedna návštěva. Ubírají se automaticky po potvrzení rezervace, nebo ručně.

Krok za krokem

Krok 1: Otevřete modul Permanentky

V levém menu v sekci ZAKÁZKY klikněte na Permanentky. Nahoře uvidíte šest souhrnných karet — kolik permanentek je aktivních, kolik brzy vyprší, kolik je zmrazených a expirovaných, celkový počet a tržby. Pod nimi jsou dvě záložky: Vydané permanentky a Typy permanentek.

1. V levém menu otevřete Permanentky v sekci Zakázky.

2. Souhrnné karty ukazují počty podle stavu a celkové tržby.

3. Záložka Vydané permanentky — seznam všech permanentek zákazníků.

4. Záložka Typy permanentek — nabídka balíčků, začněte tady.

5. Vyhledávání a filtry podle stavu, typu, kalendáře a typu rezervace.

6. Řádek permanentky: zákazník, typ, zůstatek kreditů a platnost. Kliknutím otevřete detail.

Krok 2: Vytvořte typ permanentky

Přepněte na záložku Typy permanentek a klikněte na + Nový typ. Pod tlačítkem se rozbalí formulář:

• Název — co zákazník kupuje, např. „10× masáž zad“.

• Počet kreditů — kolik návštěv permanentka obsahuje. Když pole necháte prázdné, jsou kredity neomezené (hodí se pro časovou permanentku typu „měsíc neomezeně“).

• Platnost (dní) — jak dlouho permanentka platí od aktivace. Výchozí je 365 dní; půl roku je 180.

• Cena s DPH (Kč) — kolik permanentka stojí.

• Popis — krátký text pro zákazníka.

• Práh upozornění (nízké kredity) — když zákazníkovi klesne zůstatek na tuto hodnotu, systém mu pošle e-mail „Zbývají poslední kredity“. Výchozí je 2.

• Aktivní (nabízet v eshopu) — zaškrtnuté znamená, že typ je v nabídce.

• Platné pro typy rezervací — klikněte na typy rezervací, na které lze permanentku čerpat. Když nevyberete žádný, platí pro všechny.

Nakonec klikněte na Uložit typ.

1. Jste v modulu Permanentky.

2. Tlačítko + Nový typ rozbalí formulář.

3. Název a počet kreditů (prázdné = neomezeně).

4. Platnost ve dnech a cena s DPH.

5. Práh, od kterého zákazníkovi přijde upozornění na docházející kredity.

6. Aktivní — typ je v nabídce.

7. Typy rezervací, na které lze permanentku čerpat.

8. Uložte tlačítkem Uložit typ.

Uložený typ se objeví v tabulce. Vidíte v ní kredity, platnost, cenu, kolik aktivních permanentek tohoto typu je vydaných a stav. Typ můžete kdykoli Upravit; Smazat jde jen typ, který nemá žádné aktivní permanentky.

1. Jste v modulu Permanentky, záložka Typy permanentek.

2. Řádek typu: kredity, platnost a cena.

3. Počet aktivních permanentek tohoto typu.

4. Upravit nebo smazat typ.

Krok 3: Vydejte permanentku zákazníkovi ručně

Typické situace: zákazník zaplatil na místě hotově nebo převodem a vy mu permanentku chcete „nabít“. Na záložce Vydané permanentky klikněte na + Nová permanentka:

1. Do pole Zákazník napište jméno, e-mail nebo telefon a vyberte zákazníka z nabídky. Zákazník už musí být v ZAKÁZKY → Zákazníci — pokud tam není, nejdřív ho přidejte.

2. V poli Typ permanentky vyberte balíček.

3. Do Poznámek můžete napsat interní poznámku (zákazník ji nevidí), např. „zaplaceno hotově“.

4. Klikněte na Vytvořit.

Permanentka se ihned aktivuje, platnost se počítá ode dneška a zákazníkovi odejde e-mail „Permanentka aktivována“.

1. Jste v modulu Permanentky.

2. Tlačítko + Nová permanentka otevře dialog.

3. Vyhledejte a vyberte zákazníka.

4. Vyberte typ permanentky.

5. Interní poznámka — zákazník ji neuvidí.

6. Potvrďte tlačítkem Vytvořit.

Krok 4: Detail permanentky — kredity, zmrazení, prodloužení

Kliknutím na řádek ve Vydaných permanentkách otevřete detail. Nahoře vidíte zbývající kredity, platnost, cenu a datum aktivace. Pod tím jsou tlačítka:

• Odečíst kredit — když zákazník přišel bez online rezervace (třeba jste ho objednali po telefonu a rezervaci nezakládali). Zadáte počet a důvod.

• Přidat kredit — bonus, kompenzace, nebo oprava omylem odečteného kreditu.

• Zmrazit — zastaví expiraci i čerpání. Hodí se, když zákazník onemocní nebo odjede. Rozmrazit vše obnoví.

• Prodloužit — posune platnost o zadaný počet dní.

• Poslat renewal email — pošle zákazníkovi e-mail s nabídkou obnovení.

Úplně dole je Historie transakcí — každý pohyb kreditů s datem, s tím, kdo ho udělal (admin = vy ručně, system = automaticky rezervací), a se zůstatkem po změně.

1. Jste v modulu Permanentky.

2. Stav permanentky (Aktivní, Zmrazená, Vypršela…).

3. Zbývající kredity z celkového počtu.

4. Datum, do kdy permanentka platí.

5. Ruční odečtení a přidání kreditu.

6. Zmrazit, prodloužit platnost, poslat e-mail s nabídkou obnovení.

7. Kredit odečtený automaticky potvrzenou rezervací (system).

8. Kredit odečtený ručně (admin).

1. Jste v modulu Permanentky.

2. Kolik kreditů odečíst (obvykle 1).

3. Důvod pro vaši evidenci, např. datum návštěvy.

4. Potvrďte tlačítkem Potvrdit.

Tip. Přidat kredit a Prodloužit používejte i jako „omluvu“ — když zrušíte termín vy, přidejte zákazníkovi kredit navíc nebo prodlužte platnost. Všechno se zapíše do historie, takže máte přehled.

Krok 5: Automatické čerpání při online rezervaci

Tohle je největší úspora času. Nemusíte kredity odečítat ručně — stačí, aby si zákazník udělal rezervaci na vašem webu a vy ji potvrdili:

1. Zákazník si v rezervačním kalendáři na webu vybere službu, den a čas.

2. V posledním kroku vyplní jméno a e-mail. Pokud k tomuto e-mailu existuje aktivní permanentka platná pro vybraný typ rezervace, hned se mu zobrazí zelená hláška „Máte aktivní permanentku … — N zbývajících kreditů“.

3. Zákazník rezervaci odešle. Kredit se v tuto chvíli ještě neodečte.

4. Vy v ZAKÁZKY → Rezervace rezervaci potvrdíte. Teprve potvrzením se z permanentky odečte 1 kredit a zákazníkovi přijde e-mail „Kredit odečten z permanentky“.

1. Zákazník je v posledním kroku rezervace (Údaje).

2. Vyplní e-mail, na který je permanentka vydaná.

3. Systém mu hned ukáže aktivní permanentku a zbývající kredity.

4. Po odeslání čeká rezervace na vaše potvrzení — teprve pak se kredit odečte.

Pozor. Permanentka se páruje podle e-mailu. Když zákazník při rezervaci napíše jiný e-mail, než na který je permanentka vydaná, systém ji nenajde a kredit neodečte. Při vydávání permanentky si proto ověřte, jaký e-mail zákazník běžně používá.

Poznámka. Aby online rezervace fungovala, musí mít váš kalendář nastavenou a uloženou pracovní dobu (ZAKÁZKY → Rezervace → Nastavení rezervací → Kalendáře). Podrobně to popisuje článek o nastavení rezervací.

Krok 6: Prodávejte permanentky v e-shopu

Chcete, aby si zákazník permanentku koupil sám a zaplatil online? Vytvořte v e-shopu produkt:

1. Otevřete E-SHOP → Produkty a klikněte na + Nový produkt.

2. Vyplňte název, cenu a popis jako u každého produktu.

3. V poli Typ produktu zvolte Permanentka.

4. Objeví se nové povinné pole Typ permanentky — vyberte, který balíček se po zaplacení vytvoří.

5. Uložte produkt.

Po zaplacení objednávky se zákazníkovi permanentka vytvoří automaticky — nic nemusíte dělat ručně.

1. Jste v E-shopu, v Produktech.

2. Název produktu, jak ho uvidí zákazník.

3. Cena produktu — nastavte ji stejně jako u typu permanentky.

4. Typ produktu: Permanentka.

5. Který typ permanentky se po nákupu zákazníkovi vytvoří.

Pozor. Cena produktu v e-shopu se zadává samostatně a nepřebírá se z typu permanentky. Když cenu změníte u typu, nezapomeňte ji změnit i u produktu.

Krok 7: Nechte zákazníky kontrolovat zůstatek sami

Otázka „kolik mi ještě zbývá?“ vám přestane chodit do telefonu. Přidejte na web blok Stav permanentky:

1. Otevřete STRÁNKY → Page builder a u vybrané stránky klikněte na Upravit. Doporučujeme samostatnou stránku, např. „Moje permanentka“, a odkaz na ni v menu nebo v patičce.

2. V levém panelu bloků napište do vyhledávání „permanent“ a klikněte na Stav permanentky.

3. V pravém panelu můžete upravit nadpis, popis, text v poli pro e-mail, text tlačítka a hlášku pro případ, že permanentka nebude nalezena. Přepínačem Zobrazit historii čerpání rozhodnete, jestli zákazník uvidí i jednotlivé návštěvy.

4. Stránku uložte a zveřejněte.

1. Do vyhledávání bloků napište „permanent“.

2. Klikem na Stav permanentky blok přidáte na stránku.

3. Blok ve struktuře stránky — kliknutím otevřete jeho nastavení.

4. Texty bloku: pole pro e-mail, text tlačítka a hláška, když permanentka nebude nalezena.

5. Přepínač Zobrazit historii čerpání v části Pokročilé.

6. Změny se ukládají — stav vidíte na tlačítku vpravo nahoře (Uloženo).

Na webu zákazník zadá svůj e-mail a klikne na Zkontrolovat. Pro jeho bezpečí mu systém nejdřív pošle 6místný ověřovací kód na e-mail — cizí člověk tak zůstatek neuvidí. Po zadání kódu se zobrazí karta permanentky:

1. Název permanentky a její stav.

2. Zbývá, vyčerpáno a celkem kreditů.

3. Kdy byla permanentka zakoupena a do kdy platí.

4. Rozbalovací historie čerpání.

Krok 8: Zkontrolujte automatické e-maily

Systém posílá zákazníkům šest e-mailů k permanentkám. Jejich texty upravíte v Nastavení → Automatické odpovědi, kategorie Permanentky:

1. Kategorie Permanentky se šesti e-maily (najdete ji v Nastavení → Automatické odpovědi).

2. Upravit — otevře text e-mailu k úpravě.

3. Test — zkušební odeslání e-mailu.

4. Štítek CRON znamená, že e-mail odchází automaticky podle času (ostatní odcházejí okamžitě po události).

Tip. Do e-mailu „Zbývají poslední kredity“ přidejte odkaz na e-shop s permanentkou. Zákazník si novou koupí přesně ve chvíli, kdy na to myslí.

Vzorový příklad

Situace: Masérka Petra chce nabízet balíček deseti masáží zad se slevou, prodávat ho online a nechat kredity ubírat přes rezervace.

Typ permanentky (Permanentky → Typy permanentek → + Nový typ):

Produkt v e-shopu: název „Permanentka 10× masáž zad“, cena 5 900 Kč, Typ produktu = Permanentka, Typ permanentky = 10× masáž zad (60 min).

Stránka webu: „Moje permanentka“ s blokem Stav permanentky; nadpis „Kolik masáží vám zbývá?“, popis „Zadejte e-mail, na který jste permanentku koupili.“, tlačítko „Zobrazit zůstatek“.

E-mail „Zbývají poslední kredity“: „Dobrý den, na vaší permanentce zbývají poslední dvě masáže. Novou permanentku si můžete koupit v našem e-shopu — a ušetříte zase jednu masáž.“

Rychlý checklist

• Mám vytvořený typ permanentky s kredity, platností a cenou.

• U typu mám vybrané typy rezervací, na které se dá čerpat.

• Kalendář má uloženou pracovní dobu a na webu je rezervační kalendář.

• Vím, že kredit se odečte až po potvrzení rezervace.

• Zákazníci mají permanentku vydanou na e-mail, který používají při rezervaci.

• Permanentku prodávám v e-shopu (Typ produktu = Permanentka) se stejnou cenou.

• Na webu je stránka s blokem Stav permanentky a odkaz na ni.

• Prošel/prošla jsem texty šesti automatických e-mailů.