Automatické odpovědi: e-maily, které systém posílá za vás

Zákazník si udělá rezervaci, zaplatí zálohu, potvrdí výběr fotek v galerii nebo si objedná zboží v e-shopu — a v tu chvíli čeká potvrzovací e-mail. Živnoweb ho posílá automaticky, aniž byste museli cokoliv psát ručně. Modul Automatické odpovědi je místo, kde si texty všech těchto e-mailů (a části SMS) upravíte na míru svému oboru a stylu.

Bez jednoho kroku to ale nefunguje vůbec — bez nastaveného SMTP serveru systém neví, odkud má e-maily posílat, a zákazníci nedostanou nic. Proto se na tohle v adminu upozorňuje hned na první obrazovce.

📷 [OBRÁZEK 01 — Žlutý banner upozorňující, že SMTP není nastaven, na přehledové obrazovce administrace — vložte soubor 01-nastaveni-smtp-banner.png]

1. Text upozornění — bez SMTP zákazníci nedostávají potvrzovací e-maily.

2. Tlačítko Nastavit SMTP — vede přímo na sekci popsanou dále v článku.

3. Alternativní cesta: tlačítko Nastavení v horní liště.

Mentální model — tok automatických zpráv

Modul najdete v Přehled → Nastavení → Automatické odpovědi. Sám systém svoje fungování vysvětluje čtyřsloupcovým schématem, které je dobré pochopit hned na začátku:

Spouštěče (8 kategorií podle typu akce) → Zpracování (Okamžitý / CRON / Manuální) → Kanály (Email, volitelně SMS/WhatsApp) → Příjemci (Klient nebo Admin).

📷 [OBRÁZEK 02 — Sedm záložek Technických nastavení a dvě sub-záložky modulu Automatické odpovědi — vložte soubor 02-nastaveni-taby-prehled.png]

1. Záložka Automatické odpovědi.

2. Záložka Nastavení emailové komunikace — SMTP.

3. Sub-záložka Automatické odpovědi — šablony a tok zpráv.

4. Sub-záložka Odeslaná komunikace — log.

• Zpracování má tři režimy: Okamžitý (odešle se hned po akci), CRON (dávkově naplánovaným během — typicky připomínky), Manuální (odešle ho admin ručně).

• Kanály — Email (SMTP) je základ, u vybraných šablon navíc SMS/WhatsApp.

• Příjemci — Klient nebo Admin. Šablony pro admina mají v kódu často příponu „_admin" a jdou na e-mail nastavený v SMTP sekci.

📷 [OBRÁZEK 03 — Diagram: spouštěče, zpracování, kanály a příjemci automatických zpráv — vložte soubor 03-tok-automatickych-zprav.png]

1. Spouštěče — 8 kategoriíd akcí, u každé počet šablon.

2. Zpracování — Okamžitý / CRON / Manuální.

3. Kanály — Email (SMTP) a SMS/WhatsApp.

4. Příjemci — Klient a Admin.

Přehled 8 kategorií šablon

V demo prostředí je připraveno kolem 70 šablon rozdělených do 8 kategorií. Nemusíte upravovat všechny najednou — stačí vědět, kde která věc je, a upravit ji, až ji budete potřebovat.

Každá kategorie se rozbaluje na seznam jednotlivých šablon. Řádek šablony má vždy stejnou stavbu:

📷 [OBRÁZEK 04 — Anatomie jednoho řádku šablony v kategorii Rezervace — vložte soubor 04-kategorie-rezervace-radek.png]

1. Hlavička kategorie — název, popis a počet šablon.

2. Ikona kanálu (obálka = e-mail).

3. Název šablony, technický kód a interní popis, kdy se odešle.

4. Badge Zpracování (Okamžitý / CRON / Manuální).

5. Badge Příjemce (Klient / Admin).

6. Tlačítka Test a Upravit.

Dvě různé cesty k potvrzené rezervaci. Snadno se to splete: „booking_self_confirmed" se pošle, když si rezervaci potvrdí sám klient kliknutím na tlačítko v e-mailu. „booking_confirmed" („Rezervace potvrzena!") se naopak pošle, když rezervaci ručně schválí fotograf nebo admin v adminu. Jde o dvě oddělené cesty ke stejnému výsledku — a každá má i svou vlastní variantu pro admina.

Ne každý řádek ale vypadá takhle — v kategorii Formuláře narazíte na dvě šablony, které systém vůbec nepoužívá:

📷 [OBRÁZEK 05 — Kategorie Formuláře se dvěma šablonami označenými jako Nepoužívá se — vložte soubor 05-formulare-nepouziva-se.png]

1. Badge „Nepoužívá se" místo běžných badgí Zpracování a Příjemce.

2. U těchto šablon úplně chybí tlačítko Test — zůstává jen Upravit, byť úprava nemá efekt.

3. Sousední aktivní šablona pro srovnání — normální badge i tlačítko Test.

Než ztratíte čas laděním formulace u nějaké šablony, zkontrolujte, že u ní vidíte badge Zpracování a Příjemce a tlačítko Test — jinak jde o mrtvý text, který se nikam neposílá.

Jak upravit jednu automatickou odpověď

Kliknutím na Upravit u libovolné šablony se otevře editor. Ukažme si ho na příkladu „booking_created" — e-mailu, který jde klientovi hned po vytvoření rezervace.

📷 [OBRÁZEK 06 — Horní část editoru šablony: přepínač oslovení, popis a předmět e-mailu — vložte soubor 06-editor-sablony-horni-cast.png]

1. Hlavička: technický kód, Zpracování, Příjemce.

2. Přepínač náhledu Neformální / Formální.

3. Interní popis.

4. Předmět e-mailu.

5. WYSIWYG editor obsahu, s náhledem loga a nadpisu nad ním.

Pod editorem najdete tabulku dostupných proměnných — jiná sada pro každou kategorii šablon. U rezervací to jsou proměnné pro oslovení, jméno, datum, čas, typ služby, název webu a potvrzovací tlačítko:

📷 [OBRÁZEK 07 — Tabulka dostupných proměnných pro šablonu potvrzení rezervace — vložte soubor 07-editor-sablony-promenne.png]

1. Nadpis sekce.

2. Proměnná s příkladem vyplněné hodnoty vpravo.

3. Každý řádek má vlastní příklad, jak bude text vypadat u konkrétního zákazníka.

4. Nápověda — kliknutím na proměnnou se zkopíruje do schránky.

Tlačítko Test odešle e-mail okamžitě, bez potvrzení a bez pole na zadání adresy. Na webu s nastaveným SMTP by to reálně odeslalo zprávu. Pokud chcete jen ověřit, že SMTP funguje, použijte radši „Otestovat připojení" v SMTP nastavení — tam se testovací adresa zadává ručně.

Propojení na SMTP nastavení

Automatické odpovědi bez SMTP nikam neodejdou. V Nastavení emailové komunikace nastavíte, přes jaký server se e-maily posílají a odkud.

📷 [OBRÁZEK 08 — Sekce Připojení k serveru a Přihlašovací údaje v SMTP nastavení — vložte soubor 08-smtp-pripojeni.png]

1. Info box — k čemu se SMTP používá (kampaně, potvrzení, notifikace).

2. Tenant ID a Slug webu — užitečné při hlášení chyb podpoře.

3. SMTP Host, Port, Šifrování.

4. Přihlašovací údaje — uživatelské jméno a heslo k SMTP účtu.

5. Pole Heslo.

Sekce Odesílatel je klíčová i pro samotné šablony — odsud se berou dvě věci, které jinak nastavíte jen tady:

📷 [OBRÁZEK 09 — Sekce Odesílatel se zdrojem proměnné site_name a admin notifikačním e-mailem — vložte soubor 09-smtp-odesilatel.png]

1. Nadpis sekce Odesílatel.

2. E-mail odesílatele (From) — adresa, ze které e-maily chodí.

3. Název webu/firmy — přímý zdroj proměnné site_name ve všech šablonách.

4. Notification email (admin) — sem chodí úplně všechny šablony s badge Příjemce = Admin.

Konfiguraci si ověříte bez rizika reálného odeslání testu na náhodnou adresu — zadáte vlastní e-mail a systém pošle jen na něj:

📷 [OBRÁZEK 10 — Sekce Otestovat připojení s polem pro testovací e-mail — vložte soubor 10-smtp-otestovat-pripojeni.png]

1. Nadpis sekce.

2. Pole pro vlastní testovací e-mail.

3. Tlačítko Odeslat test — pošle jen na zadanou adresu.

4. Tlačítko Uložit nastavení — uloží celou SMTP konfiguraci.

Log odeslané komunikace

Druhá sub-záložka modulu je audit log — přehled, co bylo kdy komu odesláno, a kde to selhalo.

📷 [OBRÁZEK 11 — Statistické karty a filtry v logu Odeslaná komunikace — vložte soubor 11-odeslana-komunikace-log.png]

1. Statistické karty: Celkem, Email, SMS, Chyby.

2. Vyhledávací pole podle e-mailu, jména nebo šablony.

3. Filtry podle kanálu a stavu doručení.

4. Rozsah data pro dohledání konkrétního období.

Na co si dát pozor

Shrnutí tří věcí z předchozích kapitol, které nejsou na první pohled vidět a snadno se na ně zapomene:

Tři věci, které stojí za zapamatování:

1. Některé šablony (typicky legacy) mají badge „Nepoužívá se" — systém je vůbec neodesílá a úprava textu nemá žádný efekt. Než ztratíte čas laděním formulace, zkontrolujte, že šablona aktivně funguje.

2. Tlačítko Test odešle e-mail okamžitě, bez potvrzení. Na produkčním webu se SMTP jde o skutečné odeslání.

3. Přepínač Oslovení v editoru je jen náhled — nemění žádné trvalé nastavení, obě varianty (neformální i formální) jsou v proměnných k dispozici pořád.

Vzorový příklad — kompletní ukázka k okopírování

Modelová situace: kadeřnictví Nikol chce doladit potvrzovací e-mail po rezervaci a nastavit, kam chodí upozornění na nové objednávky.

Krok 1 — SMTP nastavení (Nastavení emailové komunikace)

Po vyplnění ověřeno tlačítkem Odeslat test na vlastní adresu, teprve pak uloženo.

Krok 2 — úprava šablony booking_created

Krok 3 — kontrola v logu

Po prvních reálných rezervacích otevřít Odeslaná komunikace, filtrovat podle šablony booking_created a zkontrolovat, že status je „odesláno", ne „chyba".

Rychlý checklist

• SMTP je nastavené a otestované vlastní adresou přes „Odeslat test" (ne přes Test u šablony).

• Název webu/firmy a Notification email (admin) v SMTP nastavení odpovídají realitě — používají se ve všech šablonách.

• Zkontrolováno, které šablony jsou „Nepoužívá se" — u nich úpravy neřešit.

• U klíčových šablon (potvrzení rezervace, potvrzení platby) upravený předmět i text tak, aby odpovídal tónu značky.

• Ověřeno v logu Odeslaná komunikace, že první ostré zprávy skutečně dorazily.

• Rozlišeno mezi self-confirmation (klient) a ručním schválením (admin) — obě cesty mají vlastní pár šablon klient/admin.