Nastavení rezervací

Poznámka ke screenshotům. Červená čísla u obrázků ukazují, kam přesně kliknout nebo co si všimnout — čtěte je v pořadí 1, 2, 3…

1. K čemu to je a jak vám to pomůže

Rezervační systém je věc, která vám vrátí čas. Místo telefonátů "kdy máte volno" si zákazník vybere termín sám, kdykoliv ve dne v noci — a vy ráno otevřete kalendář plný domluvených schůzek, bez jediného hovoru.

Na Živnowebu se celá rezervační logika nastavuje na jednom místě — v sekci Zakázky → Rezervace. Tenhle návod vás provede úplně vším, co tam najdete:

• jak vybrat mezi dvěma režimy kalendáře — ruční termíny, nebo automatické sloty z pracovní doby,

• jak nastavit typy služeb, jejich délku, cenu a kapacitu,

• jak nastavit pravidla, která vás chrání (minimální předstih, potvrzení e-mailem, limity),

• a jak hromadně vytvořit desítky termínů najednou nebo si zablokovat dovolenou.

2. Rychlý přehled — z čeho se to skládá

V administraci otevřete Zakázky → Rezervace. Nahoře jsou 4 záložky pro práci se samotným kalendářem, a v pravém rohu dva odkazy na nastavení:

📷 [OBRÁZEK 1 — Orientace v sekci Rezervace — vložte soubor 01-rezervace-uvod.png]

1. Rezervace v levém postranním panelu.

2. Nastavení rezervací — typy, kalendáře a obecná pravidla.

3. Nastavení zobrazení — jak vypadá kalendář v adminu.

3. Typy rezervací — vaše služby

Než začnete cokoliv nastavovat, potřebujete alespoň jeden typ rezervace — je to služba, kterou zákazník bude rezervovat (např. "Střih a foukaná", "Konzultace", "Masáž zad"). Najdete je v Nastavení rezervací → Typy rezervací.

Postup krok za krokem

1. Název — co zákazník uvidí při výběru služby.

2. Délka (minuty) a Cena (Kč) — orientační cena, ne platba.

3. Barva — jak se termín zobrazí v kalendáři.

4. Popis — volitelný delší text pro zákazníka.

5. Kapacita (max. osob na termín) — kolik rezervací může běžet ve stejný čas.

6. Omezit rezervace na email — zabrání, aby jeden zákazník zablokoval víc termínů najednou.

7. Vyžadovat platbu (záloha) — zákazník zaplatí už při rezervaci (ve spojení s platebním rezervačním blokem na webu).

8. Aktivní — jen aktivní typy se nabízí zákazníkům.

📷 [OBRÁZEK 2 — Formulář typu rezervace — vložte soubor 02-typy-rezervaci.png]

1. Název — např. "Střih a foukaná".

2. Délka (minuty) / Cena (Kč).

3. Barva v kalendáři.

4. Popis — volitelný.

5. Kapacita — kolik rezervací najednou.

6. Omezit rezervace na email.

7. Vyžadovat platbu (záloha).

8. Aktivní — přepínač viditelnosti.

Tip. Klidně vytvořte typ pro každou hlavní službu zvlášť (i s jinou délkou a cenou) — zákazník pak přesně vidí, co rezervuje.

4. Dva režimy kalendáře — ruční termíny, nebo automatické sloty

Živnoweb umí pracovat se dvěma odlišnými způsoby, jak zákazníkovi nabídnout volné termíny. Přepínáte je u konkrétního kalendáře — kliknutím na ikonu hodin u kalendáře v Nastavení rezervací → Kalendáře.

U režimu Časové sloty navíc nastavíte:

• Interval slotu — jak dlouhý je jeden bookovatelný blok (např. 30 min).

• Odstup mezi rezervacemi — volitelná mezera mezi termíny.

Pod tím najdete Pracovní dobu — pro každý den v týdnu zvlášť zaškrtnete, jestli je aktivní, a nastavíte čas Od–Do. Neaktivní dny (typicky víkend) se zákazníkům vůbec nenabízí.

📷 [OBRÁZEK 3 — Režim kalendáře a pracovní doba — vložte soubor 04-rezim-pracovni-doba.png]

1. Přepínač Pevné sloty / Časové sloty.

2. Interval slotu a Odstup mezi rezervacemi.

3. Záložka Pracovní doba.

4. Řádek na den — checkbox aktivní + čas Od/Do.

Pauzy — oběd, dovolená, jiné bloky

V téže sekci najdete záložku Pauzy — místa v pracovní době, kdy nelze rezervovat. Dva typy:

• Opakující se (každý týden) — vyberete den v týdnu (např. oběd každé pondělí 12:00–13:00).

• Jednorázová (konkrétní datum) — místo dne zadáte přesné datum.

U každé pauzy zadáte čas Od / Do a volitelný Název (např. "Oběd").

📷 [OBRÁZEK 4 — Formulář nové pauzy — vložte soubor 05-pauzy.png]

1. Typ — Opakující se, nebo Jednorázová.

2. Den (u jednorázové se místo toho zadává Datum).

3. Od / Do — časové rozmezí pauzy.

4. Název (volitelné) — např. "Oběd".

Pozor. Blok "Otevírací doba" v Page builderu je jen vizuální zobrazení otvíračky na webu — o skutečné dostupnosti termínů rozhoduje výhradně Pracovní doba tady, v Nastavení rezervací.

5. Kalendáře — pokud máte víc než jednu osobu

Živnoweb umí vést víc samostatných kalendářů — hodí se, když máte víc zaměstnanců, poboček nebo typů provozu, každý s vlastní pracovní dobou a barvou. Najdete v Nastavení rezervací → Kalendáře. Každý kalendář má vlastní Název, Foto, Barvu, Pobočku/Lokaci, e-mail pro notifikace a dokonce vlastní mobilní přístupový odkaz.

Jako živnostník/živnostnice na volné noze si ale vystačíte s jedním kalendářem ("Hlavní kalendář"), který je v systému přednastavený — nic dalšího řešit nemusíte, dokud nezačnete růst a nepřibude vám kolegyně nebo kolega.

6. Obecná pravidla — co vás chrání

V Nastavení rezervací → Obecné najdete čtyři bloky pravidel, která fungují napříč celým rezervačním systémem.

Časové limity

• Max dní dopředu — jak daleko do budoucna si zákazník může rezervovat (např. 90 dní).

• Min předstih (hodiny) — musí rezervovat minimálně X hodin předem.

• Max rezervací/den — limit rezervací na den a zákazníka.

• Připomínka (dní před) — kolik dní před termínem přijde e-mailová připomínka.

Potvrzení zákazníkem

Povolit self-confirmation — zákazník potvrdí rezervaci kliknutím na odkaz v e-mailu, bez vašeho zásahu. Doporučeno zapnout. Po zapnutí nastavíte i Platnost odkazu (hodin) — po jejím uplynutí je nutné rezervaci potvrdit ručně.

Samoobslužné zrušení

Povolit zákazníkům zrušit rezervaci online — zákazník dostane v potvrzovacím e-mailu odkaz pro správu rezervace. Po zapnutí nastavíte Minimální počet hodin předem — po uplynutí lhůty se zákazníkovi místo tlačítka zobrazí vaše kontaktní údaje.

📷 [OBRÁZEK 5 — Obecná pravidla rezervací — vložte soubor 06-obecne-limity-potvrzeni.png]

1. Časové limity — max dní dopředu, min předstih, limit/den, připomínka.

2. Potvrzení zákazníkem — self-confirmation + platnost odkazu.

3. Samoobslužné zrušení — povolení + minimální předstih.

4. Barvy stavů rezervací — viz další sekce.

Barvy stavů rezervací — životní cyklus jedné rezervace

Každá rezervace v kalendáři prochází pěti stavy. Barvy si můžete přizpůsobit, ale samotný postup je pevně daný:

1. Volný — termín existuje, ale ještě si ho nikdo nevybral.

2. Čeká — zákazník termín zvolil, ale ještě ho nepotvrdil.

3. Potvrzená — zákazník klikl na potvrzovací odkaz, termín je jistý.

4. Hotová — po proběhlém termínu.

5. Zrušená — zákazník zrušil sám, nebo jste zrušili vy.

Postup nastavení barev: v bloku Barvy stavů rezervací klikněte na barevný vzorek u stavu, který chcete změnit, vyberte novou barvu a dole klikněte na Uložit nastavení. Barvy se hned promítnou do všech kalendářů v adminu.

7. Záložka Správa — hromadné akce nad kalendářem

Tahle záložka je vaše dílna pro rychlé úpravy velkého množství termínů najednou — ať přidáváte desítky termínů, nebo si naopak potřebujete zavřít kalendář na dovolenou.

Jak vybrat dny

V měsíčním přehledu klikněte na jeden den, nebo víc dní najednou. Vpravo se zobrazí panel s akcemi pro vybrané dny.

Blokování dovolené nebo volna

1. Vyberte dny v kalendáři, nebo použijte pole Dovolená / volno (od–do) a zadejte rozmezí přímo.

2. Klikněte na Blokovat — všechny termíny ve vybraných dnech se uzavřou pro rezervace.

3. Až se vrátíte, stejným výběrem a tlačítkem Odblokovat dny znovu otevřete.

Tlačítko Smazat volné (X dny) hromadně odstraní nevyužité termíny za vybrané dny.

📷 [OBRÁZEK 6 — Hromadné akce nad kalendářem — vložte soubor 07-sprava-blokace.png]

1. Vybrané dny v měsíčním přehledu (klikněte pro výběr/zrušení).

2. Panel Vybráno: X dnů vpravo.

3. Dovolená / volno (od–do) + tlačítko Blokovat.

4. Tlačítko + Hromadné přidání.

Hromadné přidání termínů

Tohle je nejrychlejší způsob, jak naplnit kalendář na celé týdny dopředu. Klikněte na + Hromadné přidání a vyplňte:

1. Typ rezervace — vyberete službu; systém rovnou předvyplní její výchozí délku.

2. Od data / Do data — rozmezí, ve kterém se termíny vytvoří.

3. Dny v týdnu — na které dny se termíny mají vytvořit.

4. Časové okno od / do — blok, ve kterém se termíny vejdou.

5. Délka termínu — rychlá tlačítka 30/45/60/90/120 minut.

6. Pauza mezi termíny — rychlá tlačítka 0/5/10/15/30 minut.

7. Kapacita termínu (max. lidí) — rychlá tlačítka 1/2/5/10.

Systém rovnou spočítá a zobrazí, kolik termínů vznikne — zkontrolujte si to, než kliknete na vytvoření.

📷 [OBRÁZEK 7 — Dialog Hromadné přidání — vložte soubor 08-hromadne-pridani.png]

1. Typ rezervace.

2. Od data / Do data.

3. Dny v týdnu.

4. Časové okno od / do.

5. Délka termínu s rychlými tlačítky.

6. Pauza mezi termíny s rychlými tlačítky.

7. Kapacita termínu s rychlými tlačítky.

8. Živý náhled "Bude vytvořeno X termínů".

Jednotlivý termín smažete jednoduše — v kalendáři na něj klikněte pravým tlačítkem myši a zvolte Smazat.

8. Zobrazení rezervací na webu

Samotné nastavení v adminu ještě nic nezobrazí na webu — potřebujete na stránku vložit rezervační blok v Page builderu. Tam určíte:

• Které typy rezervací se na dané stránce zobrazí.

• Text tlačítka pro odeslání rezervace.

• Nadpis a zprávu po odeslání — pokud máte zapnuté self-confirmation, sem napište zákazníkovi, ať zkontroluje e-mail a potvrdí rezervaci.

9. Jak to vidí zákazník

1. Zákazník přijde na web a klikne na tlačítko rezervace.

2. Vybere volný termín a vyplní jméno a e-mail.

3. Pokud máte zapnuté self-confirmation, přijde mu e-mail s odkazem — musí na něj kliknout.

4. Po potvrzení dostane e-mail s potvrzenou rezervací a možností přidat si termín do vlastního kalendáře.

V adminu pak s každou rezervací můžete: smazat termín, přesunout ho na jiný den, nebo poslat zákazníkovi e-mail přímo ze systému. Zákaznická karta se navíc vytváří sama — po rezervaci se zákazník automaticky spáruje s modulem Zákazníci.

10. Vzorový příklad — nastavení pro kadeřnictví

Řekněme, že vedete malé kadeřnictví a chcete přijímat rezervace na dvě služby:

1. V Typy rezervací vytvoříte dva typy: "Střih a foukaná" (60 min, 450 Kč) a "Barvení" (120 min, 1200 Kč).

2. U Hlavního kalendáře přepnete režim na Časové sloty, nastavíte Interval slotu 30 min.

3. V Pracovní době zaškrtnete Po–Pá, 9:00–17:00, sobotu a neděli necháte vypnuté.

4. V Pauzách přidáte opakující se pauzu Pondělí–Pátek 12:00–13:00 s názvem "Oběd".

5. V Obecném nastavení zapnete self-confirmation (platnost 48 hodin) a samoobslužné zrušení (min. 24 hodin předem).

6. Vložíte rezervační blok na web, vyberete oba typy služeb a napíšete text tlačítka "Rezervovat termín".

Výsledek: zákazník na webu vidí volné časy podle vaší pracovní doby (mimo obědovou pauzu), rezervuje si termín, potvrdí ho e-mailem — a vy máte ráno hotový rozvrh dne bez jediného telefonátu.

11. Rychlý checklist

• Mám vytvořený alespoň jeden Typ rezervace s délkou a cenou.

• Vím, jestli chci Pevné sloty (ruční termíny), nebo Časové sloty (automatické z pracovní doby) — a mám to tak nastavené.

• U Časových slotů mám vyplněnou pracovní dobu pro každý den, kdy pracuji.

• Mám nastavené pauzy (oběd, případně dovolenou).

• Self-confirmation i samoobslužné zrušení mám zapnuté (nebo vědomě vypnuté).

• Rezervační blok je vložený na webu se správnými typy služeb.

• Vyzkoušel/a jsem si rezervaci sám/sama jako zákazník — od výběru termínu po potvrzovací e-mail.